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Resumen del Puesto

El Gerente de Control de Inventario es responsable de garantizar la precisión, integridad y rendición de cuentas de todo el inventario administrado por Global Empowerment Mission (GEM) en Venezuela. Este puesto supervisa los procesos de control de inventario, la administración del Sistema de Gestión de Almacenes (Warehouse Management System - WMS), la conciliación de transacciones de inventario, los conteos cíclicos, la elaboración de informes y el cumplimiento de los requisitos de la organización y de los donantes.

El Gerente de Control de Inventario trabaja en estrecha colaboración con las áreas de Operaciones de Almacén, Transporte, Compras, Finanzas, Programas y la Sede Global para garantizar que los suministros humanitarios sean rastreados con precisión desde su recepción hasta su distribución final. Este cargo es fundamental para mantener la transparencia, minimizar las pérdidas de inventario y garantizar la disponibilidad inmediata de suministros de ayuda de emergencia durante las operaciones de respuesta a desastres.

Funciones y Responsabilidades EsencialesGestión de Inventario

• Administrar y supervisar todas las actividades de control de inventario en los almacenes de GEM en Venezuela.
• Mantener registros precisos del inventario dentro del Sistema de Gestión de Almacenes (WMS) de GEM.
• Garantizar que cada transacción de inventario esté debidamente documentada y registrada.
• Supervisar los movimientos de inventario desde la recepción hasta la distribución final.
• Asegurar que el inventario esté correctamente identificado, etiquetado y almacenado.
• Investigar y asignar valores de mercado (Fair Market Value - FMV) para cada artículo.
• Crear nuevos códigos o números de artículos cuando sea necesario.
• Mantener visibilidad completa del inventario en todas las ubicaciones de almacenamiento.

Precisión y Conciliación del Inventario

• Desarrollar e implementar procedimientos y mejores prácticas de control de inventario.
• Realizar conciliaciones diarias de inventario y elaborar informes de excepciones.
• Coordinar conteos cíclicos y los inventarios físicos anuales.
• Investigar y resolver oportunamente las discrepancias de inventario.
• Analizar las variaciones del inventario e identificar sus causas raíz.
• Recomendar acciones correctivas para mejorar la precisión del inventario.

Sistema de Gestión de Almacenes (WMS)

• Actuar como administrador principal del Sistema de Gestión de Almacenes (WMS).
• Supervisar las transacciones de inventario para garantizar su exactitud e integridad.
• Capacitar al personal de almacén en el uso adecuado del WMS.
• Garantizar el registro oportuno de la información y las actualizaciones del inventario.
• Generar informes de inventario y paneles de control operativos.
• Trabajar con la Sede Global de GEM para mejorar la funcionalidad del WMS y sus reportes.

Control y Responsabilidad sobre Suministros Humanitarios

• Mantener el control y la trazabilidad de alimentos, kits de higiene, materiales para refugios, sistemas de agua, equipos de emergencia y otros bienes humanitarios.
• Garantizar que el inventario restringido por los donantes sea administrado conforme a sus requisitos.
• Supervisar las fechas de vencimiento e implementar el método Primero en Vencer, Primero en Salir (FEFO) cuando corresponda.
• Apoyar el despliegue rápido de suministros humanitarios durante operaciones de emergencia.
• Garantizar la documentación adecuada de todo el inventario entregado a operaciones de campo y organizaciones asociadas.

Informes y Análisis de Datos

• Preparar informes diarios, semanales y mensuales de inventario.
• Analizar tendencias de inventario, niveles de existencias e historial de movimientos.
• Supervisar inventario de baja rotación, obsoleto, dañado o vencido.
• Desarrollar indicadores de desempeño y paneles de control de inventario.
• Proporcionar informes a la Dirección del País y a la Sede Global de GEM.
• Apoyar los requisitos de informes para donantes relacionados con la gestión del inventario.

Controles Internos y Cumplimiento

• Mantener sólidos controles internos de inventario para proteger los activos de la organización.
• Garantizar el cumplimiento de las políticas y procedimientos de inventario de GEM.
• Apoyar auditorías internas y externas.
• Mantener toda la documentación del inventario preparada para auditorías.
• Asegurar que las prácticas de inventario cumplan con los acuerdos de los donantes y los estándares de rendición de cuentas humanitaria.
• Recomendar mejoras a las políticas y procedimientos de control de inventario.

Coordinación Interdepartamental

• Trabajar estrechamente con la Gerencia de Almacén para garantizar la precisión del inventario.
• Coordinar con el Departamento de Transporte los movimientos de carga.
• Colaborar con Compras respecto al ingreso de nuevos inventarios.
• Trabajar en conjunto con Finanzas en la valoración y conciliación del inventario.
• Apoyar a Programas en la planificación del inventario para operaciones humanitarias.
• Comunicar la disponibilidad del inventario al liderazgo operativo.

Liderazgo del Equipo

• Supervisar a los Especialistas de Control de Inventario y al personal de apoyo.
• Reclutar, capacitar, orientar y evaluar al personal del área.
• Establecer objetivos departamentales y estándares de desempeño.
• Fomentar la responsabilidad, la mejora continua y la excelencia operativa.
• Brindar capacitación continua sobre mejores prácticas de control de inventario.

Operaciones de Respuesta a Emergencias

• Apoyar la activación de almacenes durante emergencias.
• Mantener visibilidad precisa del inventario durante operaciones de respuesta a desastres.
• Coordinar conteos de inventario antes y después de los despliegues de emergencia.
• Garantizar que los suministros de ayuda permanezcan listos para su despliegue.
• Apoyar la planificación operativa durante emergencias humanitarias.

Requisitos

• Dominio bilingüe de español e inglés (obligatorio).
• Título universitario en Administración de la Cadena de Suministro, Logística, Administración de Empresas, Contabilidad, Ingeniería Industrial o un campo relacionado (preferiblemente).
• Mínimo 5 años de experiencia en control de inventario o gestión de inventarios en almacenes.
• Mínimo 3 años de experiencia supervisando personal.
• Experiencia en Sistemas de Gestión de Almacenes (WMS) y software de control de inventario.
• Se prefiere experiencia en logística humanitaria, ONG, respuesta a desastres, manufactura, distribución minorista o logística de terceros (3PL).
• Amplio conocimiento de los principios de control de inventario y operaciones de almacén.

Conocimientos, Habilidades y Competencias

• Excelentes habilidades analíticas y de resolución de problemas.
• Alto nivel de atención al detalle y precisión.
• Sólidas habilidades para la conciliación de inventarios.
• Excelentes capacidades de organización y planificación.
• Dominio avanzado de Microsoft Excel y elaboración de reportes de inventario.
• Experiencia utilizando Sistemas de Gestión de Almacenes (WMS) y sistemas ERP.
• Excelentes habilidades de comunicación y liderazgo.
• Capacidad para administrar múltiples prioridades bajo plazos exigentes.
• Compromiso con la transparencia, la rendición de cuentas y el buen manejo de los recursos donados.

Calificaciones Preferidas

• Experiencia en gestión de la cadena de suministro humanitaria.
• Conocimiento de las metodologías FIFO (Primero en Entrar, Primero en Salir) y FEFO (Primero en Vencer, Primero en Salir).
• Experiencia apoyando programas financiados por donantes.
• Conocimiento de sistemas de escaneo de códigos de barras, RFID o sistemas automatizados de inventario.
• Se prefieren certificaciones profesionales como APICS CPIM, CSCP o equivalentes.

Position Summary

The Inventory Control Manager is responsible for the accuracy, integrity, and accountability of all inventory managed by Global Empowerment Mission (GEM) throughout Venezuela. This position oversees inventory control processes, warehouse management system (WMS) administration, reconciliation of inventory transactions, cycle counting, reporting, and compliance with organizational and donor requirements.

The Inventory Control Manager works closely with Warehouse Operations, Transportation, Procurement, Finance, Programs, and Global Headquarters to ensure humanitarian supplies are accurately tracked from receipt through final distribution. This role is critical to maintaining transparency, minimizing inventory loss, and ensuring rapid availability of emergency relief supplies during disaster response operations.

Essential Duties and Responsibilities

Inventory Management

• Manage and oversee all inventory control activities across GEM warehouses in Venezuela.
• Maintain accurate inventory records within GEM's Warehouse Management System (WMS).
• Ensure every inventory transaction is properly documented and recorded.
• Monitor inventory movements from receiving through final distribution.
• Ensure inventory is properly identified, labeled, and stored.
• Research and assign fair market values for each item.
• Create new item numbers as needed.
• Maintain complete inventory visibility across all warehouse locations.

Inventory Accuracy & Reconciliation

• Develop and implement inventory control procedures and best practices.
• Perform daily inventory reconciliations and exception reporting.
• Coordinate routine cycle counts and annual physical inventories.
• Investigate and resolve inventory discrepancies promptly.
• Analyze inventory variances and identify root causes.
• Recommend corrective actions to improve inventory accuracy.

Warehouse Management System (WMS)

• Serve as the primary administrator for the Warehouse Management System.
• Monitor inventory transactions for accuracy and completeness.
• Train warehouse personnel on proper WMS procedures.
• Ensure timely data entry and inventory updates.
• Generate inventory reports and operational dashboards.
• Work with GEM Headquarters to improve WMS functionality and reporting.

Humanitarian Supply Accountability

• Maintain accountability for food, hygiene kits, shelter materials, water systems, emergency equipment, and other humanitarian goods.
• Ensure donor-restricted inventory is tracked according to donor requirements.
• Monitor expiration dates and implement First-Expired, First-Out (FEFO) procedures where applicable.
• Support rapid deployment of humanitarian supplies during emergency operations.
• Ensure proper documentation of all inventory issued to field operations and partner organizations.

Reporting & Data Analysis

• Prepare daily, weekly, and monthly inventory reports.
• Analyze inventory trends, stock levels, and movement history.
• Monitor slow-moving, obsolete, damaged, and expired inventory.
• Develop inventory performance metrics and dashboards.
• Provide reports to Country Leadership and GEM Headquarters.
• Support donor reporting requirements related to inventory management.

Internal Controls & Compliance

• Maintain strong internal inventory controls to protect organizational assets.
• Ensure compliance with GEM inventory policies and procedures.
• Support internal and external audits.
• Maintain complete inventory documentation for audit readiness.
• Ensure inventory practices comply with donor agreements and humanitarian accountability standards.
• Recommend improvements to inventory policies and procedures.

Cross-Department Coordination

• Work closely with Warehouse Management to ensure inventory accuracy.
• Coordinate with Transportation regarding shipment movements.
• Collaborate with Procurement regarding incoming inventory.
• Partner with Finance on inventory valuation and reconciliation.
• Support Programs with inventory planning for humanitarian operations.
• Communicate inventory availability to operational leadership.

Team Leadership

• Supervise Inventory Control Specialists and inventory support personnel.
• Recruit, train, mentor, and evaluate inventory staff.
• Establish departmental goals and performance standards.
• Promote accountability, continuous improvement, and operational excellence.
• Provide ongoing training in inventory control best practices.

Emergency Response Operations

• Support emergency warehouse activations.
• Maintain accurate inventory visibility during disaster response operations.
• Coordinate emergency inventory counts before and after deployments.
• Ensure emergency relief supplies remain deployment-ready.
• Assist with operational planning during humanitarian emergencies.

Qualifications

• Bilingual proficiency in Spanish and English is required.
• Bachelor's degree in Supply Chain Management, Logistics, Business Administration, Accounting, Industrial Engineering, or a related field preferred.
• Minimum of 5 years of inventory control or warehouse inventory management experience.
• Minimum of 3 years of supervisory experience.
• Experience with Warehouse Management Systems (WMS) and inventory software.
• Experience in humanitarian logistics, NGOs, disaster response, manufacturing, retail distribution, or third-party logistics (3PL) is preferred.
• Strong knowledge of inventory control principles and warehouse operations.

Knowledge, Skills & Abilities

• Excellent analytical and problem-solving skills.
• Strong attention to detail and accuracy.
• Advanced inventory reconciliation skills.
• Excellent organizational and planning abilities.
• Strong proficiency in Microsoft Excel and inventory reporting.
• Experience using Warehouse Management Systems (WMS) and ERP software.
• Strong communication and leadership skills.
• Ability to manage multiple priorities under tight deadlines.
• Commitment to transparency, accountability, and stewardship of donated resources.

Preferred Qualifications

• Experience with humanitarian supply chain management.
• Knowledge of First-In, First-Out (FIFO) and First-Expired, First-Out (FEFO) inventory methodologies.
• Experience supporting donor-funded programs.
• Knowledge of barcode scanning, RFID, or automated inventory systems.
• Professional certifications such as APICS CPIM, CSCP, or equivalent are preferred.

Job Type: Full-time

Work Location: In person